Jak zwiększyć efektywność pracy pracowników?

Efektywność pracownika jest dziś kluczowa. Wysokie i rosnące wynagrodzenia, silna konkurencja, która blokuje podwyżki cen, czyni podnoszenie efektywności pracy jedynym sensownym parametrem dzięki, któremu można zadbać o zyskowność biznesu. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zwiększyć efektywność pracy pracowników, przeczytaj nasz artykuł.

Wzrost efektywności pracowników – najważniejsze obszary

Dane dotyczące efektywności pracy w Polsce i na świecie wskazują na szereg obszarów, które należy uwzględnić w programach wzrostu efektywności w organizacjach. Są to między innymi:

Wzrost kompetencji pracowników. Efektywność pracy zależy w dużej mierze od umiejętności i wiedzy pracowników. Dlatego ważne jest, aby inwestować w ich rozwój i podnoszenie kwalifikacji.
Dobre zarządzanie zasobami ludzkimi. Efektywność zespołu można poprawić poprzez optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich, takich jak czas, umiejętności i kompetencje.
Dobre zarządzanie procesami biznesowymi. Efektywność pracy pracownika można zwiększyć poprzez usprawnienie procesów biznesowych, takich jak produkcja, sprzedaż czy obsługa klienta.
Dobre wykorzystanie technologii. Technologie mogą usprawnić wiele procesów biznesowych i przyczynić się do wzrostu efektywności pracy.

Oprócz tych ogólnych obszarów, należy również uwzględnić specyficzne potrzeby danej organizacji. Program wzrostu efektywności powinien być dostosowany do konkretnych warunków i celów organizacji.

Jak poprawić efektywność pracy w zespole?

Poniżej przedstawiamy kilka konkretnych przykładów działań, które pokazują, jak poprawić efektywność pracy zespołu:

Wdrożenie systemu zarządzania kompetencjami. System zarządzania kompetencjami pozwala pozyskiwać, identyfikować i rozwijać kompetencje pracowników, które są niezbędne do realizacji celów organizacji.
Wdrażanie programów rozwoju zawodowego. Programy rozwoju zawodowego pozwalają pracownikom zdobywać nowe umiejętności i wiedzę, które są niezbędne do wykonywania ich pracy.
Optymalizacja procesów biznesowych. Optymalizacja procesów biznesowych polega na usunięciu zbędnych czynności i skróceniu czasu ich wykonywania.
Wdrożenie systemów informatycznych. Systemy informatyczne mogą usprawnić wiele procesów biznesowych, takich jak zarządzanie zamówieniami, produkcją czy sprzedażą.

Wdrożenie działań mających na celu poprawę efektywności pracy może przynieść organizacji szereg korzyści, takich jak:

Zwiększenie produktywności. Efektywniejsza praca oznacza, że organizacja może wyprodukować więcej produktów lub usług przy mniejszych nakładach.
Obniżenie kosztów. Efektywniejsza praca może przyczynić się do obniżenia kosztów, takich jak koszty pracy czy koszty materiałów.
Poprawa jakości pracy. Efektywniejsza praca może przyczynić się do poprawy jakości produktów lub usług.
Zwiększenie zadowolenia pracowników. Efektywniejsza praca może przyczynić się do zwiększenia zadowolenia pracowników, co może przełożyć się na ich lojalność i zaangażowanie.

Postawa skuteczności pracownika – wpływ motywowania pracowników na efektywność pracy

Zacznijmy od postawy skuteczności pracownika. W dużej mierze zależy ona od wewnętrznej motywacji osoby. Mamy na nią niewielki wpływ jako osoby zarządzające. Jednak możemy rozpoznawać, co daną osobę motywuje, a co rozprasza. Stosownie do tego możemy formułować komunikaty, dobierać zadania, udzielać odpowiednich instrukcji lub wsparcia, dawać więcej lub mniej samodzielności i odpowiedzialności. Oczywiście możemy zauważać efekty pracy, chwaląc i dopingując. Dla wielu osób motywująca jest szansa rozwoju i nabywania kolejnych umiejętności pod przewodnictwem osób bardziej doświadczonych.

Mamy też jeszcze jeden sposób na postawę pracownika. Możemy nauczyć go i wesprzeć w rozwoju własnej motywacji i utrzymywania jej na wysokim poziomie. W tym bardzo pomaga trening odporności psychicznej – neuroplastycznej cechy naszej osobowości, która w 25% objaśnia naszą skuteczność. Korelacja między efektywnością własną a odpornością psychiczną wynosi 0,68, co oznacza silne współwystępowanie. Odporność psychiczną możemy mierzyć testem MTQ48 lub MTQ Plus. Specjaliści HR i menedżerowie mogą przejść warsztaty licencyjne, by mierzyć i wspierać rozwój odporności psychicznej poszczególnych pracowników i zespołu. Zespoły przechodzą przez testy psychometryczne i treningi z umiejętności intrapersonalnych, czyli zarządzania sobą i swoimi stanami. Trening Świadomi i Odporni daje dużo satysfakcji i przemyśleń dotyczących sprawczości w całym naszym życiu. Pamiętajmy, że wpływ motywowania pracowników na jakość i efektywność pracy w przedsiębiorstwie jest bardzo duży.

Kompetencje samoorganizacji pracy i planowania pracownika

Kolejna obiecująca przestrzeń rozwojowa, to umiejętności pracy. W całym procesie kształcenia nikt nie uczy nas, jak organizować pracę. Nic dziwnego, że większość pracowników odzyskuje ok. dwóch godzin dziennie tylko dzięki lepszej samoorganizacji i planowaniu pracy. Pracownicy nie potrafią pracować ze skrzynką pocztową, kalendarzem, folderami i plikami. Zapominają i szukają dokumentów. Podchodzą do jednej sprawy trzy, czterokrotnie. Rozpraszają się i przerywają wykonywanie zadań, a powrót do pełnej uwagi kosztuje od kilku do kilkunastu minut. Nieuważnie piszą maile z niepełnymi informacjami, potem odpisują na szereg pytań i z jednego komunikatu robi się spora korespondencja. Podobnie dużo kosztuje bierne korzystanie z kalendarza. Trudnością tu jest wyrobienie dobrych nawyków i odpuszczenie starych. Zwykła szkolenia są tu niewystarczające. Potrzebny jest trening on the job – trening nawyków. Koszt takiego działania zwraca się jednak zwykle w czasie miesiąca. Rolą pracodawcy jest to, by uzyskany czas pracownik przeznaczył na rzeczy ważne. To zadanie przełożonego. Co bardzo ciekawe, program Personel Efficiency Program PEP, bo o nim mowa, daje ogromną satysfakcję uczestnikom. Ponieważ w krótkim czasie są w stanie zapanować nad wieloma zadaniami i sprawnie się z nich wywiązywać. Rośnie satysfakcja z pracy, a maleje poczucie przytłoczenia i stresu związanego z pracą. Jest to program szkoleniowy realizowany przez BizYou, który uczy jak skutecznie zarządzać czasem, co przekłada się na większą efektywność pracowników.

Sprawna organizacja pracy zespołu zależna od postawy i kompetencji bezpośredniego kierownika

Dobry menedżer wie, jak nadawać rytm pracy, by dawała poczucie satysfakcji związane z postępami i dobrze wykonaną pracą. Zbyt szybkie tempo przytłacza, zbyt wolne frustruje i rozleniwia. Przydzielanie celów i zadań, ich monitoring, spotkania statusowe, sprawdzanie obłożenia pracą – to tylko niektóre narzędzia menedżerskie, które są potrzebne. Szczególnie jest to ważne przy pracy zdalnej i hybrydowej, gdzie bez zarządzania, praca ma tendencję do rozwlekania. Wymaga codziennej koordynacji.

Aby menedżer mógł dobrze wywiązać się z operacyjnej pracy, sam potrzebuje sporo odporności, która powinna przekładać się na koncentrację na rezultatach. Pozycjonowanie zadań, wydawanie poleceń, egzekwowanie, bycie blisko, gdy pracownik potrzebuje pomocy, czy instrukcji jest kluczowe.

Jednocześnie menedżer potrzebuje zadbać o każdą z osób w zespole poprzez zrozumienie, co daną osobę nakręca do działania, a co powoduje, że zaciąga hamulec. Konsultowanie i zostawianie pola do działania działają zwykle dopingująco, podobnie jak wyrazy uznania i docenienie postępów.

Menedżerowie małych zespołów często zapominają, jak ważne jest zorganizowanie pracy zespołu jako całości: informacji, które powinny być dostępne dla wszystkich, ustanowienie zasad współpracy, dobór narzędzi pracy, by zespół widział swoje postępy jako całość i był w stanie zapewnić ciągłość pracy nawet wtedy, gdy cześć pracowników jest nieobecna. System pracy zespołu zaczyna być kluczowy, gdy rośnie liczba zadań, a także gdy do zespołu przybywają kolejne osoby. Bez tego wysoki standard pracy i satysfakcji jest trudny do utrzymania. Tych kompetencji nabywają menedżerowie na szkoleniach menedżerskich BizYou, szczególnie Architektura Sprawnego Przywództwa wspiera zarządzanie zespołem wirtualnym i hybrydowym. W naszej ofercie znajdziesz przydatne szkolenia i usługi HR z tego zakresu:

Od doświadczonych menedżerów możemy oczekiwać różnicowania stylu zarządzania i dopasowywania go do typu zespołu, poszczególnych osób, zadań oraz poziomu presji czasu. Tego liderzy uczą się w programach przywództwa sytuacyjnego.

Sprawiedliwe i jasne warunki w pracy

To domena działu personalnego we współpracy z najwyższym kierownictwem. Systemy pracy mogą być źródłem efektywności lub kulą u nogi każdej organizacji. Systemy wynagradzania, premiowania, benefitów budują zaangażowanie gdy są czytelne i jasne oraz znane. Inaczej są źródłem domysłów, spekulacji, które niszczą lojalność wobec pracodawcy, a także powodują, że pracownicy zamiast skupienia na pracy, dużo rozmawiają o warunkach pracy w firmie. Działania w tym obszarze, które warto podjąć to audyt funkcji HR i budowanie spójnych systemów. W naszym przypadku do tych działań zapraszamy Lu-Bi – lidera w układaniu procesów personalnych dla małych i średnich organizacji.

Przywództwo

Rozwój przywództwa przy niewielkich nakładach jest w stanie zwiększyć skuteczność organizacji o 25-30%. W miejscu gdzie ludzie czują sens pracy i ufają swoim liderom, wiele problemów nie powstaje. W miejscach walki o władzę, chaosu i niejasności co do celów i zasad, wszystko się rozchodzi.

BizYou oferuje profesjonalne szkolenie z przywództwa. Spójne działania liderów dopasowane do strategii są kluczem. Tu z pomocą przychodzą działania coachingu zespołowego i indywidualnego dla Zarządów organizacji. Trzymają oni klucze do efektywności organizacji i ostatecznie decydują o inwestycjach w systemy HR, systemy pracy oraz rozwój kompetencji pracowników i menedżerów niższego szczebla, o których pisaliśmy wcześniej. Efektywność pracy w Polsce pozostawia tu duże pole do popisu. Według danych GUS-u z 2023 roku, produktywność pracy w Polsce wyniosła 10,6 euro PKB w ciągu godziny. Jest to wartość o około 3 razy niższa od unijnej średniej, która wynosi 31,6 euro PKB. Polska znajduje się w ogonie rankingu produktywności w UE, wyprzedzając jedynie Bułgarię, Rumunię, Łotwę i Litwę. Oprócz niskiej produktywności, w Polsce obserwuje się również wysoki poziom przepracowania. Według danych GUS-u, w 2023 roku średnia liczba przepracowanych godzin pracy w Polsce wyniosła 40,7. Oznacza to, że Polacy pracują o około 5 godzin więcej niż średnio w UE. Według danych Światowego Banku, produktywność pracy w Polsce w 2023 roku była niższa niż w 95% krajów świata. Najwyższą produktywność pracy w 2023 roku odnotowano w Luksemburgu (116,9 euro PKB w ciągu godziny), Irlandii (86,4 euro PKB w ciągu godziny) i Danii (85,2 euro PKB w ciągu godziny).

Podsumowanie

Skończyło się stosowanie prostych metod, takich jak wywieranie presji na wynik. Czas na rozwiązania metodyczne, które budują wyniki długoterminowo. Jeśli zastanawiasz się, jak zbudować efektywny zespół, skorzystaj z oferty BizYou. Sprawdź nasze szkolenia HR oraz usługi HR. Pokazujemy firmom, jak rozwijać jakość pracy i być bardziej skutecznym.